Een AI-notulist uitrollen met Intune of MDM: zo doe je dat

Een AI-notulist is hartstikke handig: niemand hoeft meer mee te typen, en na afloop ligt er een verslag. Wil een team in je organisatie er een gebruiken, dan wil je als IT-beheerder eerst drie dingen weten. Waar gaan die gesprekken naartoe? Hoe rol je de app netjes uit, op telefoons en op laptops? En wat moet je in het netwerk toestaan? In dit artikel lopen we dat door voor Notuly, een Nederlandse AI-notulist. Jij voert het gesprek, Notuly maakt het verslag.

Eerst de vraag die IT altijd stelt: waar gaat het gesprek heen?

Een AI-notulist hoort mee bij gesprekken over klanten, personeel en geld. Dan wil je zeker weten waar die gesprekken verwerkt worden. Bij Notuly zit het zo:

• Alle verwerking verloopt via Nederlandse servers, in Amsterdam. Data verlaat de EU niet.
• De hele AI-stap draait op de eigen modellen van Notuly, op servers in Amsterdam. Geen Amerikaanse partij in de verwerking van je gesprek.
• Audio binnen een minuut na verwerking gewist.
• Notuly slaat je gesprekken niet op. Zodra het verslag verstuurd is, blijft er niets achter. Het verslag staat in je eigen mailbox.
• Gesprekken zijn geen trainingsdata en geen handelswaar.
• Notuly werkt conform ISO-normen. De dataservers van Notuly draaien in een ISO 27001-gecertificeerd datacenter in Amsterdam.

Voor je functionaris gegevensbescherming: de verwerkersovereenkomst is beschikbaar vanaf een Team-licentie. Je kunt hem vooraf opvragen via team@notuly.nl, zodat hij gelezen kan worden voordat je tekent. Meer in De verwerkersovereenkomst opvragen.

Welke apparaten Notuly nodig heeft

Notuly is er voor macOS, Windows, iOS en Android. Aan tafel neem je op met de telefoon. Bij een online meeting in Teams, Zoom of Google Meet neem je op met de desktop-app, zonder bot in de meeting.

• Mac: macOS 14.0 of nieuwer, Apple silicon of Intel
• Windows: Windows 11 op x64, met WebView2
• iPhone: iOS 15.0 of nieuwer
• Android: Android 7.0 of nieuwer

Vanaf ongeveer tien deelnemers of in een grote ruimte adviseert Notuly een externe microfoon; aan een gewone tafel volstaat de ingebouwde microfoon.

Op een iPad draait Notuly als iPhone-app. Op een Android-tablet draait de gewone app. Met één account kun je op meer apparaten tegelijk ingelogd zijn, en op één apparaat tegelijk opnemen. Alle eisen staan in Systeemeisen en ondersteunde apparaten.

De telefoon-apps uitrollen via je MDM

Notuly voor iPhone en Android rol je uit als openbare app, uit de App Store en Managed Google Play. In Intune werkt dat zo:

1. Voeg de iPhone-app toe als 'iOS store app'. Kies de app met App Store-ID 6755955086.
2. Voeg de Android-app toe als 'Managed Google Play app', met de pakketnaam com.notuly.app. Je keurt daarmee de rechten goed, zoals de microfoon en meldingen.
3. Wijs beide apps toe aan je groepen, als 'Required' of als 'Available'.
4. De gebruiker logt in met zijn werkaccount en staat de microfoon toe als de app erom vraagt.

Met Jamf of een andere MDM gaat het net zo: dezelfde openbare apps, met dezelfde kenmerken. Wil je de iPhone-app uitrollen zonder Apple-account van de gebruiker, haal hem dan via Apps en boeken van Apple en wijs hem per apparaat toe.

Over de microfoon: op een iPhone vraagt iOS het altijd aan de gebruiker, dat kun je niet vooraf regelen. Op een volledig beheerd Android-toestel kan het wel, met een app-configuratiebeleid. In een werkprofiel staat Android dat voor de microfoon niet toe. Het hele stappenplan staat in De telefoon-apps uitrollen via MDM.

De Windows-app uitrollen met Intune

Voor Windows rol je Notuly uit als Win32-app, per gebruiker en zonder beheerdersrechten. De hoofdlijn:

• Download de installer van de versie die je uitrolt, zet hem als Notuly-Setup.exe in een lege map, en maak er met de Win32 Content Prep Tool een .intunewin-bestand van.
• Installeer stil met Notuly-Setup.exe --silent, kies bij 'Install behavior' voor 'User', en controleer de installatie met een detectieregel op het register.
• Wijs de app eerst toe aan een kleine pilotgroep.

Daarna werkt Notuly zichzelf bij, via updates.notuly.nl. Installeren gebeurt pas als de gebruiker dat kiest, en nooit tijdens een opname. Werk je met AppLocker of WDAC, sta dan de uitgever toe die in de digitale handtekening van de installer staat. De precieze opdrachten, de detectieregel en de verwijderopdracht staan in Notuly uitrollen met Intune.

Zijn de werkplekken alleen Entra registered, of werk je met een terminalserver? Dan is er een pakket per machine, op aanvraag via team@notuly.nl. Op een terminalserver of in VDI neemt Notuly alleen op wat in die omgeving binnenkomt. Het betrouwbaarst is opnemen op het apparaat waar je het gesprek hoort. Meer daarover in Notuly op een terminalserver of VDI.

De Mac

Op de Mac vraagt Notuly om twee toestemmingen: de microfoon en de systeemaudio-opname. Met die tweede neemt Notuly het geluid van een online meeting op. Notuly neemt alleen het geluid op, nooit het scherm. De desktop-app zoekt dagelijks zelf naar updates.

Wat je in het netwerk toestaat

Hier hoef je weinig te doen:

• De apps gebruiken alleen HTTPS over poort 443, versleuteld met TLS 1.2 of hoger. De Mac-app gebruikt daarbij ook HTTP/3, over UDP-poort 443.
• Na het inloggen in de browser opent een koppeling (notuly://) de app weer. Sta die toe.
• Werk je met een lijst van toegestane adressen? Die stuurt Notuly op aanvraag, via team@notuly.nl.

Alles over het netwerk en de gegevens staat in Netwerk, adressen en waar de gegevens staan.

Licenties, inloggen en beheer

Medewerkers loggen in met hun zakelijke Google- of Microsoft-account. Voor een team zijn er twee plannen:

• Team, vanaf 2 licenties. Eén factuur, een verwerkersovereenkomst, en eigen sjablonen voor je team. De beheerder nodigt collega's uit in het teamportaal, op notuly.nl/team.
• Enterprise, vanaf 50 licenties, op maat. Met SSO: wie inlogt met een adres op jullie domein, wordt automatisch lid van het team. Betalen kan op factuur.

De actuele prijzen staan op notuly.nl/prijzen.

Hulp bij de uitrol

Bij Scolutions helpen we organisaties met het beheren van hun mobiele apparaten, van Mobile Device Management tot Managed Mobility. Notuly uitrollen is daar een logisch verlengstuk van: dezelfde toestellen, hetzelfde beheer. Wil je Notuly in je organisatie uitrollen, of wil je eerst met een pilotgroep beginnen? Neem vrijblijvend contact met ons op. We denken graag mee.