AI notulen voor fysieke meetings: zo werkt Notuly

Notuly is een Nederlandse AI-notulist die automatisch notulen maakt van offline vergaderingen. Telefoon op tafel, gesprek voeren, samenvatting in je mail. In dit artikel leggen we uit hoe het werkt, wat het kost en waarom we het aanbieden als onderdeel van ons Scolutions-portfolio.

Waarom fysieke vergaderingen geen notulen opleveren

Online meetings worden automatisch getranscribeerd door Teams of Zoom. Maar fysieke gesprekken? Die zijn een zwart gat voor informatie.

Denk aan het klantgesprek op locatie, de bouwvergadering in de keet of het overleg met de gemeente. Iedereen praat, niemand schrijft mee. En als iemand dat wel doet, gaat dat ten koste van het gesprek zelf. Oogcontact verdwijnt, nuance gaat verloren, en na afloop kost het uitwerken minstens net zoveel tijd als de vergadering zelf duurde.

Het resultaat: actiepunten die half worden onthouden, afspraken die drie weken later worden betwist, en de bekende "dat hadden we toch afgesproken?"-discussie.

Wat is Notuly?

Notuly is een AI-tool die automatisch notulen maakt van fysieke meetings. Geen Teams-plugin, geen Zoom-add-on, maar specifiek gebouwd voor gesprekken waar geen laptop openstaat.

Zo werkt het:

1. Start de opname. Via de iOS-app of via notuly.nl in je browser.
2. Leg je telefoon op tafel. Voer je gesprek zoals je dat altijd doet.
3. Ontvang de samenvatting. Notulen, besluiten en actiepunten komen direct in je mail.

Geen configuratie nodig. Geen training. Geen IT-afdeling. Medewerkers kunnen er dezelfde dag nog mee aan de slag.

Waarom biedt Scolutions Notuly aan?

Bij Scolutions helpen we bedrijven om hun mobiele apparaten optimaal in te zetten. Van Mobile Device Management en Mobile Security tot volledig ontzorgen met Managed Mobility.

Maar een beheerd en beveiligd apparaat is pas echt waardevol als het ook wordt ingezet waar het verschil maakt. Een telefoon die al op tafel ligt tijdens een vergadering kan met een druk op de knop de hele meeting vastleggen. Dat is geen extra tool, dat is je bestaande hardware slimmer gebruiken.

Notuly past bij onze visie: mobiel werken simpeler en effectiever maken, zonder concessies op veiligheid.

Is Notuly veilig? Privacy en dataverwerking

Beveiliging staat bij Scolutions altijd voorop. Daarom is het belangrijk om te weten hoe Notuly met data omgaat.

• Servers in Amsterdam. Data verlaat de EU niet.
• Eigen AI-infrastructuur. Geen verwerking door OpenAI, Microsoft of andere Amerikaanse partijen.
• Geen AI-training op jouw data. Gesprekken worden niet gebruikt om modellen te verbeteren.
• Audio wordt direct verwijderd. Na verwerking is de opname weg uit het systeem. Definitief.
• Notulen in je eigen mailbox. Niet in een archief bij Notuly. De samenvatting leeft in jullie Outlook of mailomgeving.
• Verwerkersovereenkomst beschikbaar. Voor zakelijke klanten die dat nodig hebben voor hun complianceproces.

Voor organisaties die werken met gevoelige informatie (zorg, overheid, finance) is dit een belangrijk punt. Het maakt het gesprek met IT en privacy officers een stuk korter.

Voor welke sectoren is Notuly geschikt?

Notuly is gebouwd voor professionals die veel in gesprek zijn en weinig zin hebben in administratie achteraf.

• Sales en accountmanagement. Klantgesprekken vastleggen, CRM-input genereren, afspraken zwart-op-wit.
• Bouw en techniek. Bouwvergaderingen, inspectierondjes, opleverpunten inspreken.
• Consultants en adviseurs. Tijd die nu naar verslaglegging gaat, wordt declarabel.
• Bestuurssecretarissen en assistenten. Sneller, consistenter en minder handwerk.
• Zorg en overheid. Gevoelige gesprekken vastleggen met de juiste privacywaarborgen.
• Transport en logistiek. Overleggen op locatie of onderweg vastleggen zonder extra apparatuur.

Wat is het verschil tussen Notuly en Copilot of Teams?

Copilot en Teams transcriberen online vergaderingen. Dat werkt goed voor calls en videomeetings. Maar zodra je fysiek om tafel zit, werken die tools niet.

Notuly is specifiek gebouwd voor dat moment. De telefoon op tafel vervangt de notulist. En in tegenstelling tot Microsoft Copilot draait Notuly op eigen AI-infrastructuur op Nederlandse servers. Geen data die naar Amerika gaat, geen verwerking door derden.

Het is geen vervanging van Teams, maar een aanvulling voor de meetings die Teams niet bereikt.

Wat kost automatisch notulen maken?

Notuly werkt met een transparant abonnementsmodel:

• Starter. Gratis. 3 meetings per maand, maximaal 30 minuten per sessie. Ideaal om te proberen.
• Pro. €17,99 per maand. Onbeperkt meetings en onbeperkte duur.
• Business. Op maat. Teambeheer, eigen branding, prioriteit support en verwerkersovereenkomst.

Voor teams is er volumekorting mogelijk. Neem contact met ons op voor een offerte.

Veelgestelde vragen over Notuly

Mag je een vergadering opnemen?

In Nederland mag je een gesprek opnemen waar je zelf aan deelneemt. Het is wel belangrijk om deelnemers vooraf te informeren dat er wordt opgenomen. Notuly verwerkt in jouw opdracht; jij bepaalt wie er wordt opgenomen en wie de notulen ontvangt.

Hoe lang wordt audio bewaard?

Niet. Audio wordt direct na verwerking verwijderd uit het systeem. Binnen een minuut is de opname definitief weg. De notulen ontvang je in je mailbox, niet in een archief bij Notuly.

Werkt Notuly ook op Android?

Notuly is beschikbaar als iOS-app en als webapp via notuly.nl. De webapp werkt op elk apparaat met een moderne browser, dus ook op Android-telefoons. Een native Android-app is in ontwikkeling.

Heb ik een IT-afdeling nodig om Notuly uit te rollen?

Nee. Medewerkers kunnen zelf een account aanmaken en direct starten. Voor zakelijke klanten met meerdere gebruikers is er een teambeheeroptie, maar ook die is binnen een dag operationeel.

Kan ik Notuly koppelen aan mijn CRM?

De gegenereerde notulen en actiepunten komen in je mail. Van daaruit kun je ze doorsturen of verwerken in je CRM. Directe integraties met Salesforce en HubSpot staan op de roadmap.

Wat als er veel achtergrondgeluid is?

Notuly is getraind op realistische omgevingen. Achtergrondgeluid zoals een bouwradio of kantoorgeluiden wordt gefilterd. Voor het beste resultaat leg je de telefoon centraal op tafel.

Zelf proberen?

De beste manier om te begrijpen wat Notuly doet, is het een keer te gebruiken. Plan je volgende meeting, leg je telefoon op tafel, en kijk wat er in je mail verschijnt.

Wil je weten wat Notuly voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact met ons op. We denken graag mee.

Ga naar notuly.nl of download de app in de App Store.

‍